La compañía o sucursal ya existe y empiezan los plazos cortos: RUC, IESS, patente, beneficiario final, contratos con la matriz y datos personales. Esta es la línea de tiempo, con lo que exige la norma separado de lo que recomendamos.

Actualizado: 17 de octubre de 2026 · Autor: Ab. Juan Alberto Gómez Benalcázar · Revisado por: Ing. Gabriel Calvopiña, MBA, contable y tributario

En sus primeros 90 días en Ecuador, una empresa extranjera debe obtener el RUC e inscribir a su representante en 30 días, afiliar a cada trabajador al IESS desde su primer día, obtener la patente en los 30 días siguientes al fin del mes de inicio y presentar el reporte de beneficiarios finales hasta el día 28 del mes subsiguiente a su constitución.

Contratos con la matriz, protección de datos y contabilidad NIIF no tienen un vencimiento legal propio dentro de esos 90 días: ordenarlos en ese periodo es una recomendación de TempoLegal.

Esta guía empieza donde terminan las de constitución. Si aún evalúa el mercado, revise primero el checklist legal, fiscal y operativo para expandirse a Ecuador.

En TempoLegal hemos constituido más de 10 empresas con capital extranjero, de matrices de Perú, Colombia, Argentina, Guatemala, México, Costa Rica, Estados Unidos e Israel. Si prefiere que un equipo local asuma estos frentes, conozca nuestro servicio de representación legal y fiscal para empresas extranjeras en Ecuador.

¿Desde qué fecha se cuenta cada plazo?

No hay un único punto de partida. El RUC se cuenta desde la constitución; el nombramiento, desde la designación; el IESS y el SUT, desde el ingreso de cada trabajador; y la patente y el REBEFICS, desde un mes calendario, no desde un número fijo de días.

Una filial es una compañía ecuatoriana, por ejemplo una sociedad por acciones simplificada (SAS), cuyo capital pertenece total o mayoritariamente a la matriz. Una sucursal es la propia sociedad extranjera domiciliada en Ecuador, sin personalidad jurídica distinta. El calendario aplica a ambas.

¿Cuál es el cronograma semana por semana?

La “semana sugerida” es, en todas las filas, una recomendación operativa de TempoLegal. La columna “Naturaleza” indica si la tarea tiene además un plazo legal, con su norma, o si el momento es solo una recomendación nuestra.

Las semanas sugeridas quedan antes del plazo legal incluso en el caso más ajustado. Si por su fecha de constitución o de inicio un plazo legal cae antes, manda el plazo legal.

¿Por qué la patente y el REBEFICS no vencen el mismo día para todas las empresas?

Porque ambos se cuentan desde un mes calendario: dos compañías constituidas en el mismo mes comparten vencimiento, aunque una tenga casi un mes más de margen que la otra.

Ejemplo hipotético con dos compañías que se constituyen e inician actividades en noviembre de 2026:

Según el día de constitución, el margen del REBEFICS va de unos 56 a unos 89 días. El artículo 14 de la Resolución NAC-DGERCGC24-00000033 traslada al siguiente día hábil el vencimiento que cae en día de descanso o feriado.

Nuestra recomendación: convierta cada plazo en una fecha de calendario apenas tenga la fecha de constitución y, si duda qué fecha cuenta, calcule con la más temprana.

¿Qué hace la matriz y qué hace el equipo local?

La matriz aporta documentos, decisiones e información del grupo; el equipo local los convierte en registros, declaraciones y contratos. Si la matriz se retrasa, los plazos locales corren igual.

¿Qué conviene dejar listo en las semanas 1 a 4?

Representación, RUC, personal y patente, que son los frentes con plazos legales más cortos. La cuenta bancaria y el registro en el BCE se suman por recomendación nuestra.

Representante legal y RUC

El artículo 13 de la Ley de Compañías exige inscribir el nombramiento del administrador en el Registro Mercantil dentro de 30 días desde la designación. En las sucursales, el artículo 6 exige además un apoderado en el país con facultades para contestar demandas y cumplir obligaciones.

El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es la identificación tributaria de la sociedad ante el Servicio de Rentas Internas (SRI). El artículo 4 de la Ley del RUC obliga a las empresas nuevas a inscribirse dentro de los 30 días siguientes a su constitución o al inicio real de sus actividades.

Las sociedades están obligadas a emitir comprobantes electrónicos desde el 30 de noviembre de 2022, según el SRI. Recomendamos tramitar la firma electrónica y la autorización de facturación junto con el RUC.

Cuenta bancaria y registro del capital en el BCE

Recomendamos abrir la cuenta local antes de pagar sueldos: hacerlo desde una cuenta de la matriz suele generar problemas laborales, tributarios y de trazabilidad.

El registro de inversión en el Banco Central del Ecuador (BCE) deja constancia del capital que ingresa del exterior para inversiones productivas. Es gratuito, se presenta en línea con un certificado bancario del ingreso y se vincula a un beneficio tributario si el capital permanece dos años; la ficha no fija plazo y recomendamos registrar en cuanto el banco emita el certificado.

IESS y contratos de trabajo

El artículo 73 de la Ley de Seguridad Social obliga a afiliar a cada trabajador al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) desde su primer día de labor y a enviar el aviso de entrada dentro de los primeros 15 días. El artículo 6 del Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 exige registrar el contrato en el Sistema Único de Trabajo (SUT) en un término de 15 días posteriores al ingreso.

Estos plazos se cuentan desde el ingreso de cada persona, no desde la constitución. Vea contratar personal en Ecuador: costos laborales y errores. El estatus migratorio del personal extranjero debe resolverlo un asesor migratorio; TempoLegal no presta ese servicio.

Patente municipal

La patente municipal es un impuesto anual por ejercer actividades económicas en un cantón. El artículo 548 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), citado por el Municipio de Quito en su Gaceta Tributaria Digital 0367-M, exige obtenerla dentro de los 30 días siguientes al último día del mes en que se inician actividades.

En Quito, las sociedades obligadas a llevar contabilidad declaran además el 1,5 por mil sobre activos totales, y el artículo 1542 del Código Municipal prevé una multa del 3 % por cada mes o fracción de retraso. Fuera de Quito rige la ordenanza de cada cantón.

¿Qué conviene dejar listo en las semanas 5 a 8?

La licencia de funcionamiento, las primeras declaraciones, el REBEFICS y los contratos con la matriz. Las declaraciones y el REBEFICS tienen plazo legal; los otros dos son recomendaciones de orden.

LUAE y primeras declaraciones

La Licencia Metropolitana Única para el Ejercicio de Actividades Económicas (LUAE) es el permiso de funcionamiento de un establecimiento en Quito. Es gratuita, tiene tres categorías según el impacto y entre sus requisitos están la patente, el número de predio y el RUC; confirme la categoría y el uso de suelo antes de firmar el arrendamiento.

Según el SRI, las sociedades declaran el IVA mensualmente cuando tienen operaciones gravadas con tarifa o sujetas a retención, y semestralmente en los casos que señala la norma. La declaración mensual vence en el mes siguiente, entre los días 10 y 28, según el noveno dígito del RUC.

La omisión más común en una filial nueva es no retener sobre los pagos al exterior, empezando por la matriz. Vea pagos de la filial a la casa matriz y retenciones.

Beneficiarios finales (REBEFICS)

El Reporte de Beneficiarios Finales y de Composición Societaria (REBEFICS) identifica ante el SRI a las personas naturales que controlan o se benefician de la sociedad. Lo regula la Resolución NAC-DGERCGC24-00000033, del 17 de septiembre de 2024, que incluye a las sucursales de sociedades extranjeras residentes en el país.

Su artículo 14 fija el plazo “hasta el día 28 del mes subsiguiente en que se produjo la constitución o el cambio”. Una compañía constituida el 10 de octubre de 2026 lo presenta hasta el 28 de diciembre de 2026, 79 días después; con otra fecha de constitución, el margen cambia.

Si no lo presenta antes de declarar el impuesto a la renta, el artículo 15 suma tres puntos porcentuales a la tarifa sobre toda la base imponible. Vea beneficiario final con accionistas extranjeros.

Contratos intercompañía y Decisión 578 de la CAN

Un contrato intercompañía documenta los servicios, licencias o financiamiento que la filial recibe de la matriz y su precio. Recomendamos firmarlo antes del primer pago, con soporte del servicio, para proteger la deducibilidad. Vea contratos intercompañía de la filial en Ecuador.

La Decisión 578 es el régimen de la Comunidad Andina para evitar la doble tributación entre Bolivia, Colombia, Ecuador y Perú. Sus artículos 9 y 14 gravan las regalías donde se usa el intangible y los servicios técnicos donde se produce el beneficio; para matrices de fuera de la Comunidad Andina, revise si hay convenio bilateral.

¿Qué conviene dejar listo en las semanas 9 a 13?

Protección de datos, NIIF, reglamentos laborales cuando correspondan y el calendario anual. Salvo el registro del DPD y el reglamento interno, estos frentes no tienen un vencimiento legal propio en el arranque.

Protección de datos personales

Desde el primer empleado y el primer cliente, la empresa trata datos personales, y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) ya le exige registro, avisos y medidas de seguridad. Ubicar este frente en las semanas 9 y 10 es una recomendación de orden, no un plazo de gracia.

El registro de actividades de tratamiento (RAT) es el inventario de qué datos trata la empresa, para qué y con quién los comparte. Una transferencia internacional ocurre cuando esos datos se envían o se alojan fuera de Ecuador, por ejemplo en servidores de la matriz.

El delegado de protección de datos (DPD) supervisa el cumplimiento. La Resolución SPDP-SPD-2025-0028-R define cuándo es obligatorio y, en su artículo 5, exige inscribir su nombramiento ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales en un término de 15 días desde la designación. Vea cuándo es obligatorio el DPD en Ecuador.

NIIF y reglamentos laborales

Las compañías controladas por la Superintendencia de Compañías llevan contabilidad bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Recomendamos aprobar políticas contables y cerrar dos meses conciliados antes de la semana 13. Vea obligaciones contables y societarias de la empresa extranjera.

Desde que el empleador cuenta con más de 10 trabajadores, el artículo 22 del Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 le da 30 días para registrar el proyecto de reglamento interno ante el Ministerio del Trabajo. Con ese número, el artículo 434 del Código del Trabajo exige además un reglamento de higiene y seguridad, cuya aprobación es gratuita y vale por 2 años.

Calendario anual con la Superintendencia de Compañías

El artículo 20 de la Ley de Compañías exige remitir en el primer cuatrimestre de cada año estados financieros, informe de gestión y nóminas; para el ejercicio 2025 el plazo venció el 30 de abril de 2026. Las compañías con socios extranjeros presentan además, hasta el último día de febrero de cada año, la nómina de socios hasta la persona natural y documentos de la matriz apostillados.

¿Cómo se ve esto en un caso concreto?

Ejemplo hipotético: una empresa colombiana de software inscribe una SAS en Quito el 5 de octubre de 2026 e inicia actividades ese mes. Contrata a cuatro personas locales y quiere trasladar a dos ingenieros colombianos.

Sus vencimientos legales, convertidos en fechas: RUC hasta el 4 de noviembre de 2026; patente hasta el 30 de noviembre de 2026; REBEFICS hasta el 28 de diciembre de 2026. La afiliación y el registro en el SUT de cada empleado corren desde su propio ingreso.

Con esas fechas, cumple lo legal en las semanas 1 a 8 y firma con la matriz una licencia y un soporte técnico que, por la Decisión 578, tributan en Ecuador. Los ingenieros no empiezan hasta que un asesor migratorio confirma su estatus.

En las semanas 9 a 13 detecta el riesgo principal: los datos de clientes se alojan en servidores de la matriz. Documenta la transferencia, aprueba el RAT y entrega a la matriz el calendario de 2027.

¿Qué checklist puede usar su equipo?

Asigne a cada punto un responsable, matriz o equipo local, y una fecha de calendario.

• ☐ Fechas de constitución, inicio de actividades e ingreso de cada trabajador anotadas.
• ☐ Cada plazo legal convertido en fecha de calendario, incluidos patente y REBEFICS.
• ☐ Nombramiento inscrito, RUC, firma y facturación electrónica activos.
• ☐ Cuenta bancaria local y capital registrado en el BCE, si aplica.
• ☐ Afiliación al IESS desde el primer día y contratos registrados en el SUT.
• ☐ Estatus migratorio del personal extranjero confirmado por un asesor migratorio.
• ☐ Patente y LUAE, o permisos del cantón que corresponda.
• ☐ Declaraciones de IVA y de retenciones al día, según el calendario del SRI.
• ☐ REBEFICS presentado hasta el día 28 del mes subsiguiente al de la constitución.
• ☐ Contratos intercompañía firmados y Decisión 578 o convenio analizados.
• ☐ RAT, avisos de privacidad, transferencias internacionales y DPD, si aplica.
• ☐ Políticas NIIF aprobadas y calendario anual de Superintendencia, SRI, IESS y Ministerio del Trabajo.

Qué debería hacer su empresa ahora

1. Anote las fechas de constitución, de inicio de actividades y de ingreso de cada trabajador, y convierta cada plazo legal en una fecha de calendario.
2. Envíe a la matriz en la semana 1 la lista de lo que debe aportar: cadena de beneficiarios finales, certificado de existencia legal, poderes y servicios intercompañía.
3. Designe un responsable local por frente: tributario, societario, laboral y protección de datos.
4. Firme los contratos intercompañía antes del primer pago a la matriz.
5. Mapee dónde se alojan los datos de clientes y empleados, y documente las transferencias.
6. Programe para la semana 13 una revisión de cumplimiento con su asesor local, usando el checklist anterior.

Fuentes oficiales

• Ley de Registro Único de Contribuyentes (SRI)
• SRI: Boletín NAC-COM-22-064 sobre obligatoriedad de la facturación electrónica
• SRI: Impuesto al Valor Agregado (periodicidad y calendario por noveno dígito)
• SRI: Resolución NAC-DGERCGC24-00000033 (REBEFICS)
• IESS: avisos de entrada y salida
• Ministerio del Trabajo: Acuerdo Ministerial MDT-2023-140
• Ministerio del Trabajo: aprobación de reglamentos de higiene y seguridad (gob.ec)
• Ley de Compañías (Superintendencia de Compañías)
• Supercias: plazo de presentación de estados financieros 2025
• Supercias: información de compañías con socios extranjeros
• SPDP: Resolución SPDP-SPD-2025-0028-R, Reglamento del Delegado de Protección de Datos
• Banco Central del Ecuador: registro de ingreso de aportes de capital para inversiones productivas (gob.ec)
• Municipio de Quito: Gaceta Tributaria Digital No. 0367-M (COOTAD art. 548)
• Quito Informa: declaración de patente para obligados a llevar contabilidad (Código Municipal art. 1542)
• Municipio de Quito: ficha del trámite LUAE
• Comunidad Andina: Decisión 578

Los primeros 90 días definen si su operación en Ecuador arranca ordenada o acumula contingencias que aparecen en la primera auditoría de la matriz. Si quiere contrastar su avance con este cronograma, puede Solicitar un diagnóstico inicial: es sin costo y respondemos el mismo día hábil. Si prefiere un primer contacto rápido, escríbanos por WhatsApp.