Bases de antiguos clientes, hojas de vida, expedientes y copias de documentos suelen mantenerse durante años “por si acaso”. La normativa exige que el tiempo de conservación se relacione con la finalidad del tratamiento y con las obligaciones que justifiquen mantener la información.
No existe un plazo único para todos los datos
El Reglamento General de la LOPDP señala que los plazos no deben exceder lo estrictamente necesario para cumplir la finalidad. Por eso, información laboral, comercial, contractual o de candidatos puede requerir criterios distintos y debe considerar las reglas sectoriales que resulten aplicables.
Los artículos 8 a 11 del Reglamento General exigen organizar conservación, revisión y eliminación. Para cada tratamiento registre la norma o base que justifica el plazo, el evento que inicia el cómputo y quién revisará su vencimiento. No adopte cinco o diez años para todo sin identificar la obligación sectorial aplicable.
Cuando la finalidad termina, hay que actuar
Si la finalidad se cumplió y no existe una obligación legal u otra justificación válida para conservar los datos, corresponde aplicar eliminación, bloqueo o anonimización según el caso. La decisión debe formar parte de un procedimiento documentado y no depender de borrados informales.
La Resolución 2025-0030-R diferencia las medidas:
- Eliminación: supresión definitiva y segura en soportes y copias pertinentes, con procedimientos y evidencia de ejecución.
- Bloqueo: conservación segura con acceso restringido, dentro del plazo pertinente y con base que la habilite; no autoriza guardar indefinidamente ni continuar campañas comerciales.
- Anonimización: impedir identificación o reidentificación considerando todos los atributos y su posible combinación. Quitar el nombre o sustituirlo por un código no basta si la identidad puede reconstruirse.
Si no existe base que permita conservar los datos, el bloqueo no crea una nueva autorización. Cuando la eliminación responde al ejercicio del derecho, el artículo 20 exige entregar una constancia al titular; coordine la ejecución con encargados y terceros pertinentes.
La política debe incluir copias y proveedores
La empresa debería identificar dónde existen datos: sistemas, correo, nube, respaldos y plataformas de encargados. Una matriz de retención debe indicar categoría, finalidad, plazo o criterio de conservación, responsable de revisión y acción al finalizar el período.
Compruebe también datos exportados, correo y copias de respaldo. Defina cómo se aplicará la decisión en los repositorios pertinentes y cómo evitará que una recuperación reactive información eliminada. Al concluir un encargo, el artículo 24 de la Resolución 2025-0030-R exige devolución o eliminación según instrucciones dentro del término de cinco días y documento al responsable; la conservación posterior del antiguo encargado requiere una base distinta del interés legítimo.
Ejemplos para construir la matriz
| Tratamiento | Criterio que debe comprobar | Acción al finalizar |
|---|---|---|
| Candidatos | Cierre de la selección y base separada para futuras vacantes, si se prevén. | Eliminar o anonimizar lo que ya no tenga finalidad; documentar cualquier conservación lícita. |
| Prospectos | Finalidad de la consulta o campaña, base y oposición; revisar la necesidad tras la inactividad. | Retirar los datos de los usos que ya no tengan base y comprobar sistemas conectados. |
| Facturas y reclamaciones | Obligación tributaria o necesidad concreta de defensa; norma y plazo aplicables. | Conservar únicamente lo necesario con acceso y finalidad limitados; actuar al vencer el plazo. |
¿Al terminar la relación con un cliente debo borrar todos sus datos?
No necesariamente. Puede existir una obligación legal o la necesidad de conservar información para formular, ejercer o defender reclamaciones.
Documente qué información se conserva, su fundamento y plazo; no mantenga todo el historial activo porque una factura deba permanecer. El acceso y el uso deben limitarse a la razón concreta de conservación.
¿Puedo conservar hojas de vida indefinidamente?
No puede hacerlo sin finalidad y base válidas. Debe definirse un período o criterio coherente con el proceso de selección. Una bolsa para futuras vacantes es una finalidad que debe informarse y justificarse por separado; no permite conservar todos los expedientes indefinidamente.
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Conecte la matriz con el RAT, la atención de derechos y la salida de proveedores.
Fuentes oficiales: Reglamento General; Resolución 2025-0030-R. Contenido revisado por TempoLegal al 12 de octubre de 2026.