Capacitar, pedir explicaciones y sancionar son actuaciones distintas. La capacitación informa y previene; un memorando comunica hechos o una decisión, pero no crea una causal legal de terminación. El empleador debe identificar la medida que corresponde, su fundamento y la oportunidad de defensa de la persona trabajadora.
Por eso, cuando se habla de memorandos, llamados de atención y capacitaciones, el punto importante no es solo dejar constancia. El punto es que la empresa pueda sostener, más adelante, que sí informó, sí previno, sí entrenó, sí advirtió y sí documentó adecuadamente.
El Código del Trabajo ya da la base de esta conversación. El trabajador está obligado a sujetarse al reglamento interno legalmente aprobado y a cumplir sus disposiciones. Además, el empleador no puede imponer multas no previstas en ese reglamento, y el artículo 64 deja claro que, sin aprobación del reglamento, este no surte efecto en lo que perjudique a los trabajadores, especialmente en materia sancionatoria. Esto significa que los memorandos y llamados de atención no deberían manejarse en el vacío: deberían formar parte de una estructura interna coherente.
El artículo 44 también impide retener más del 10% de la remuneración por multas y sancionar mediante suspensión del trabajo. Una política o un correo no reemplazan el reglamento aprobado. Examine proporcionalidad, descargos y la medida válida antes de aplicar un descuento; evite sancionar dos veces el mismo hecho.
Cómo redactar un memorando útil
Ejemplo hipotético de solicitud de explicación: «El registro adjunto refleja ingreso a las 09:25 del 6 de octubre frente al horario comunicado de las 09:00. Solicitamos su explicación y justificativos hasta el 9 de octubre antes de adoptar una decisión». Este plazo ilustra una oportunidad de respuesta; no es un término legal universal. La firma de recepción acredita entrega, no aceptación de los hechos.
Muchas empresas producen memorandos con frases genéricas, vagas o desordenadas, sin una relación clara con el reglamento interno, sin evidencia del hecho, sin referencia a obligaciones previas o sin conexión con procesos de capacitación. El problema es que, cuando luego se quiere sostener una reincidencia, un incumplimiento grave o incluso un visto bueno, esos documentos pierden muchísimo valor.
Un memorando laboral no debería limitarse a decir “se le llama la atención”. Debería dejar claro:
- qué ocurrió;
- cuál era la obligación incumplida;
- cuál es la referencia interna aplicable;
- y qué consecuencia puede existir en caso de repetición.
La capacitación informa y previene
Este es un punto que muchas empresas subestiman. Capacitar no es solo “cumplir con recursos humanos”. También sirve para fortalecer la defensa del empleador. Si la empresa puede demostrar que entrenó al trabajador en políticas, reglas internas, seguridad, protocolos o procedimientos, entonces su posición mejora mucho más cuando luego documenta un incumplimiento.
Esto es especialmente visible en temas de seguridad y salud en el trabajo. El Plan Integral de Prevención de Riesgos Laborales y otros formatos recientes del Ministerio giran en torno a implementación, actualización y respaldo documental de medidas preventivas. Y la normativa reciente sobre prevención de acoso también exige procesos de sensibilización y capacitación dentro del protocolo interno.
La capacitación puede acreditar que una instrucción fue comunicada y sirve para prevenir errores. No constituye por sí sola una sanción ni es un requisito universal previo al visto bueno. Si el problema deriva de una instrucción confusa, aclare el proceso antes de atribuir responsabilidad.
Llamados de atención: cuándo sí ayudan y cuándo perjudican
Un llamado de atención bien hecho ayuda cuando:
- describe hechos concretos;
- está alineado con la política y reglamento interno;
- es oportuno;
- y forma parte de una secuencia coherente de documentación.
Perjudica cuando:
- es ambiguo;
- se usa de manera masiva sin criterio;
- no guarda relación con la realidad operativa;
- o aparece tarde, solo cuando la empresa ya quiere justificar una terminación.
Ese último punto es muy importante. Muchas compañías dejan de documentar durante meses y luego, cuando el conflicto escala, quieren reconstruir el expediente a contrarreloj. Ahí es donde el poder disciplinario se debilita.
La relación entre memorandos y visto bueno
Los memorandos pueden apoyar una solicitud del artículo 172, pero no existe una regla general de «tres llamados de atención». Cada hecho debe encajar en la causal legal y cumplir sus requisitos; el historial no sustituye la prueba. Para indisciplina o desobediencia grave, revise el reglamento legalmente aprobado y permita que la persona explique lo ocurrido.
La acción del empleador para solicitar visto bueno prescribe en un mes. El artículo 15 del MDT-2024-041 lo cuenta, por regla general, desde los hechos; en impuntualidad o ausencia, desde el último día pertinente; en los numerales 3 y 8 del artículo 172, desde el conocimiento del empleador o representante, que debe acreditarse. Investigar internamente no reinicia automáticamente ese plazo.
Capacitación para prevenir acoso y riesgos psicosociales
La prevención de acoso laboral y riesgos psicosociales vuelve a mostrar la importancia de la capacitación. El Acuerdo MDT-2025-102 exige que el protocolo interno contemple procesos de sensibilización y capacitación, política de cero tolerancia y canales claros de comunicación. Esto demuestra que la capacitación ya no es un elemento decorativo en cumplimiento laboral. Es parte esperada de la estructura preventiva del empleador.
Por eso, una empresa que quiera ordenar su frente disciplinario debería pensar en capacitación no solo como formación, sino como base de trazabilidad.
Qué conservar en el expediente
Un empleador prudente debería asegurar al menos:
- que el trabajador reciba inducción y capacitaciones relevantes;
- que existan soportes de esa capacitación;
- que los llamados de atención sean claros y oportunos;
- que los memorandos no contradigan el reglamento interno ni los contratos;
- y que toda la estructura documental apunte en la misma dirección.
No se trata de llenar carpetas. Se trata de construir una secuencia creíble y jurídicamente útil.
En TempoLegal ayudamos a documentar capacitaciones, memorandos y llamados de atención, y a evaluar medidas que respeten las garantías de la persona trabajadora.
Amplíe las causales y el procedimiento de visto bueno y las obligaciones de prevención de acoso.
Fuentes oficiales y revisión
- Código del Trabajo: artículos 44, 64, 172 y 636.
- MDT-2024-041: prescripción y procedimiento de visto bueno.
- MDT-2025-186: prevención y atención del acoso según la nómina.
Revisión normativa: 12 de octubre de 2026.