Revisión normativa: 12 de octubre de 2026.
Una empresa puede encargar su contabilidad a un proveedor externo, pero sigue necesitando controlar la información que entrega, las decisiones que aprueba y las obligaciones que se presentan a su nombre. El contrato debe definir quién hace cada tarea, con qué documentos y cómo se comprueba el resultado.
Qué puede delegarse
El alcance puede incluir registro de compras y ventas, conciliaciones bancarias, auxiliares de cartera, nómina, preparación de declaraciones y reportes gerenciales. Presentar una declaración o ejecutar un pago exige, además, las autorizaciones correspondientes. Preparar un archivo y aprobarlo son responsabilidades diferentes.
| Tarea | Proveedor contable | Empresa | Evidencia |
|---|---|---|---|
| Documentos del mes | Validar, clasificar y registrar | Entregar información completa y explicar operaciones | Listado de recepción y pendientes |
| Impuestos | Preparar cálculos y alertar vencimientos | Revisar, autorizar y disponer fondos | Cálculo, aprobación y comprobante de presentación |
| Cierre | Conciliar y emitir reportes | Resolver diferencias y aprobar ajustes | Balance y acta o correo de revisión |
| Pagos | Preparar programación según contrato | Autorizar beneficiarios y transferencias | Orden y comprobante bancario |
La obligación de retener no nace solo por ser compañía
Para el Impuesto a la Renta, revise la calificación del contribuyente y la operación. El artículo 92 del reglamento distingue agentes de retención designados y contribuyentes especiales de sujetos no calificados. Estos últimos también deben retener en casos específicos, como determinadas remuneraciones, dividendos y pagos al exterior. No corresponde ordenar una retención sobre toda compra únicamente porque el comprador sea una persona jurídica.
Los porcentajes de la Resolución NAC-DGERCGC26-00000009 se aplican desde el 1 de marzo de 2026. El responsable debe comprobar concepto, fecha y régimen del receptor antes del pago o crédito en cuenta, según corresponda. Las retenciones de IVA requieren su propia revisión; no se deducen de la tasa de retención de renta.
Facturación diaria y cierre mensual deben conectarse
Desde el 1 de enero de 2026 rige la transmisión inmediata de comprobantes electrónicos al SRI. Por eso, una empresa que vende diariamente no puede depender de que su contador revise todo al terminar el mes. Ventas o sistemas deben controlar transmisión, autorización, rechazos y contingencias, y entregar esos estados a contabilidad.
Ejemplo hipotético: una distribuidora entrega 120 facturas al proveedor, pero tres fueron rechazadas. Registrar las 120 como documentos autorizados produciría un cierre incorrecto. El reporte debe distinguir las tres incidencias, su corrección y el comprobante válido de cada operación.
Accesos, datos y salida del proveedor
Defina accesos individuales y permisos limitados cuando el sistema los permita. La firma electrónica identifica a su titular y exige custodia propia; no debe tratarse como una contraseña ordinaria que circula entre personas. Documente quién está autorizado para usar cada recurso y cómo se revoca el acceso.
Si el proveedor trata datos de trabajadores, clientes o proveedores por cuenta de la empresa, regule ese tratamiento, la confidencialidad, las medidas de seguridad y la devolución de información. Al terminar el servicio, exija exportación de libros, XML, conciliaciones, declaraciones y pendientes en formatos utilizables. Un contador nuevo debe poder continuar sin reconstruir meses de operaciones.
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Fuentes oficiales
- SRI: Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, arts. 9, 28 y 92 según el tema
- SRI: normativa para agentes de retención y contribuyentes especiales
- SRI: Resolución NAC-DGERCGC26-00000009, porcentajes de retención de Impuesto a la Renta
- SRI: Resolución NAC-DGERCGC25-00000017, reforma de plazos y comprobantes